אתם באמצע פרזנטציה מול הנהלה. השקף מסודר, ההסבר מוכן, ואז מישהו שואל: "רגע, מי אמור להוביל את זה?" אתם עוד לא בשקף האחריות. להמשיך לפי הסדר? לענות עכשיו? לפתוח את כל מה שהכנתם?
באותו רגע המצגת הופכת לשיחה. עצרו, בררו מה נשאל, ענו וחזרו להחלטה שאתם מבקשים עכשיו. המטרה היא לא לעבור על כל השקפים, אלא להבין מה אפשר לאשר ומה עוד דורש בדיקה.
שפת הגוף עוזרת לכם לעבור לשיחה. כשאתם מפסיקים לדבר אל המסך, פונים לשואל ונותנים לו לסיים, אתם מראים שהשאלה היא חלק מהדיון. אחר כך צריך גם לענות עליה. מבט קשוב אינו תחליף לתשובה.
נעקוב אחרי מקרה היפותטי אחד: ראש צוות מציע פיילוט לתהליך קליטת עובדים חדש. כל הפרטים והמשפטים בדוגמה נועדו להמחשה בלבד. הם לא מתארים לקוח או אירוע אמיתי.
איזה אישור אתם מבקשים מההנהלה?
לפני הישיבה, כתבו את ההחלטה שאתם מבקשים במשפט אחד. "להציג את התהליך החדש" זו משימה שלכם. "לקבל אישור לבדוק אותו בצוות אחד" זו בקשה שאפשר לדון בה.
בדוגמה שלנו, ראש הצוות אומר: "אני מציע לבדוק תהליך קליטה חדש בצוות אחד, לפני הרחבה. היום אני מבקש אישור לפיילוט מוגבל ולתיאום מי יוביל אותו".
המשפט הזה לא מוכיח שהרעיון טוב. הוא מבהיר על מה צריך להחליט. אפשר להסכים לצורך ולסרב למתכונת, או לבקש מידע לפני שמאשרים. המטרה היא לדעת על מה הדיון, במקום לצאת עם "נראה מעניין" ולא להבין מה מותר לעשות.
גם השקף צריך לתמוך בהסבר שלכם. במקום כותרת כללית כמו "קליטת עובדים", אפשר לכתוב "נבדוק את התהליך בצוות אחד לפני הרחבה" ולהראות את התהליך המוצע. אל תציגו תועלת משוערת כאילו כבר נמדדה.
במחקר של ג'ואנה גארנר ומייקל אלי מ-2013, סטודנטים להנדסה הבינו טוב יותר מצגת לימודית על MRI ששילבה כותרות המציגות טענה, הסברים חזותיים, פחות טקסט ועקרונות נוספים של למידה ממולטימדיה, לעומת מצגת במבנה נושא ותתי-נושאים. כמה מאפייני עיצוב השתנו יחד; זו לא הוכחה שכותרת לבדה משפרת הבנה, והמחקר לא בדק אישור של הצעות בהנהלה. [1]
בהכנה שלכם, תנו למסך לתמוך במה שאתם מסבירים, במקום להכתיב לכם רשימת נושאים לקריאה. כשמגיעה שאלה, יהיה לכם קל יותר לעזוב את השקף בלי לעזוב את ההמלצה.
מהמסך לשאלה בחדר
כששואלים על האחריות לפיילוט, עצרו את ההסבר. אם נשארתם עם הפנים למסך והמשכתם להצביע עליו, אולי עברתם לשאלה במילים, אבל הקשב שלכם עדיין נראה מופנה לשקף.
פנו לשואל בתנועה נוחה, בלי להסתובב בחדות או להתקרב אליו כדי "להדגיש סמכות". הקשיבו עד שהשאלה ברורה. אפשר לקחת רגע לחשוב לפני שעונים. לא חייבים למלא כל הפסקה במילים.
סקירה של דגוטיטה ואסטל מ-2021 מצאה שמבט משתתף בתיאום תור הדיבור ובשמירה על רצף שיחה. גם הקול וסימנים נוספים משתלבים בתהליך. הסקירה אינה נותנת נוסחה לזמן מבט, הוכחה לאמון או דרך לדעת אם מנהל מסכים. [2] למי שרוצה להעמיק במיומנות עצמה, יש מדריך מעשי לקשר עין.
נניח שבמהלך התשובה משתתפת שהייתה שקטה מתיישבת קדימה ושואלת שאלה נוספת. שימו לב לשינוי, בלי לקבוע בגללו שההצעה התקבלה או שהסתבכתם. שאלו מה חסר לה כדי לבחון את הפיילוט. העיקרון של קריאת שינוי בעזרת אשכולות סימנים עוזר להבחין בשינוי בלי להפוך תנועה בודדת למסקנה.
הגוף שלכם יכול לכוון את תשומת הלב לשיחה. ההמשך נקבע גם לפי מה שתאמרו ולפי המענה שתקבלו.
שלוש שאלות בפרזנטציה מול הנהלה שמעדכנות את הבקשה
תשובה טובה מתייחסת למה שנשאל, ואז מבהירה מה נשאר מההמלצה. הנה שלושה רגעים מאותו פיילוט. לא חייבים לומר את המשפטים בדיוק כך. שימו לב למה שכל תשובה עושה.
"מי יוביל את הפיילוט?"
במקרה ההיפותטי, ראש הצוות מציע להיות האחראי, אבל המינוי טרם אושר. הוא עונה: "אני מציע להוביל את הפיילוט, בתיאום עם משאבי אנוש. זה חלק ממה שאני מבקש לאשר היום, ולא מינוי שכבר נסגר".
אחרי התשובה הוא חוזר לבקשה: "אם מקובל לבחון את התהליך בצוות אחד, צריך להחליט גם אם זו חלוקת האחריות המתאימה".
שימו לב להבדל בין "אני אוביל" לבין "אני מציע להוביל". הראשון עלול לדלג על החלטה שההנהלה עוד לא קיבלה. השני מציג הצעה שאפשר לקבל או לשנות.
כשאתם עונים, הישארו בשיחה עם השואל במקום לחפש מיד את השקף הבא. אחרי שסיימתם, אפשר לשאול: "זו שאלת האחריות שרצית לברר, או שיש גורם נוסף שצריך להיות מעורב?" כך אתם בודקים שעניתם לשאלה, בלי להניח שהסכמה על האחראי היא אישור לכל הפיילוט.
"זה לא יעמיס על הצוות?"
השאלה יכולה להיות על זמן ההדרכה, על העבודה השוטפת או על מי שילווה עובדים חדשים. תשובה ארוכה על "יתרונות התהליך" עלולה לפספס את מה שמטריד את השואל.
אפשר לברר: "את שואלת על הזמן שנדרש להדרכה, או על הליווי בזמן העבודה?" נניח שהתשובה היא "על הליווי". ראש הצוות משיב: "החלוקה של שעות הליווי עדיין לא תואמה. אני מציע שנאשר תחילה את בדיקת ההיתכנות, ולא נתחיל את הפיילוט לפני שתהיה חלוקה מוסכמת".
כאן הבקשה השתנתה. כבר לא מבקשים להתחיל, אלא להתקדם לבדיקה לפני התחלה. אמרו זאת במפורש: "אז הבקשה שלי עכשיו היא אישור לבדוק היתכנות ולגבש חלוקת ליווי, לא אישור להתחיל בקליטה לפי התהליך החדש".
אפשר להשאיר את התנועה שלכם שקטה בזמן הבירור. אין צורך להוסיף מחווה לכל משפט כדי שההסבר יישמע משכנע. העקרונות של מחווה, סיום ומנוחה בדיבור יכולים לעזור. כאן צריך לבדוק אם עניתם לשאלה ואם הבקשה עדיין ברורה.
"כמה זמן התהליך יחסוך?"
אם אין מדידה, אל תמציאו מספר ואל תחליפו אותו ב"המון". בדוגמה שלנו, ראש הצוות עונה: "אין לי כרגע מדידה של החיסכון. הפיילוט נועד לבדוק את זה. צריך להגדיר מה מודדים ולהשוות לתהליך הקיים".
אחר כך הוא מברר: "האם נדרשת הערכה מוקדמת לפני אישור בדיקת ההיתכנות, או שאפשר לכלול בה תכנון של המדידה לפיילוט?"
כך הוא חוזר לבקשה המעודכנת, בלי לדלג בחזרה להתחלה: "אני עדיין מבקש להתקדם לבדיקת היתכנות וחלוקת ליווי. אישור לבדיקה לא יהיה אישור להתחיל את הפיילוט, ואין עדיין נתון על החיסכון".
זו שאלה על ההחלטה שאפשר לקבל עכשיו. ההנהלה יכולה לבקש מידע נוסף או להסכים לבדיקה. אין ניסוח שמבטיח אחת מהתוצאות, אבל יש הבדל גדול בין בירור לבין הצגת השערה כעובדה.
אמרו מה אתם יודעים ומה עדיין לא בקצב נוח, בלי לרוץ מיד למשפט הבא. אם צריך לבדוק נתון, ציינו מה תבדקו ותאמו מתי תחזרו אליו. אל תבטיחו זמן שאין לכם דרך לעמוד בו.
בסיום, מבררים מה הוחלט
"מעולה, תודה" יכול לסיים את ההצגה בלי לסיים את הדיון. לפני שאתם סוגרים את המחשב, חזרו בקצרה לבקשה כפי שהיא עכשיו, אחרי השאלות.
בדוגמה: "התחלנו בבקשה לפיילוט. בעקבות השאלה על העומס, הבקשה כרגע היא לבדוק היתכנות וחלוקת ליווי. האם זה הצעד שסוכם, או שנדרש מידע נוסף לפני החלטה?"
תנו למי שמוסמך להחליט להבהיר את המצב. אל תהפכו שתיקה או הנהון לאישור בדיעבד. לפי התשובה, בדקו באיזה משלושת המצבים אתם נמצאים:
- יש אישור מפורש לבדיקה: "כדי לוודא שהבנתי, אושרה בדיקת ההיתכנות וחלוקת הליווי, ולא התחלת הפיילוט?"
- יש אישור מותנה: "מה התנאי המדויק, ומי צריך לאשר שהוא התקיים לפני שאפשר להתקדם?"
- לא התקבלה החלטה: "אז עדיין אין אישור. איזה מידע נדרש כדי לחזור עם הבקשה לדיון?"
בחרו במשפט שמשקף את מה שנאמר בפועל. בדוגמה שלנו, אפשר לסכם: "אני חוזר עם חלוקת ליווי מוצעת ותכנון המדידה, ואז נבחן את הבקשה מחדש". זה סיכום מוצע, לא החלטה שהמציג מקבל במקום ההנהלה.
השאלה בסיום לא בודקת אם אהבו אתכם. היא עוזרת להבין מה אפשר לעשות אחרי הישיבה. שפת גוף ככלי לניהול שיחה מועילה כאן במיוחד כשהקשב והניסוח פועלים יחד.
חזרה אחת שמדמה את רגע השאלה
אל תתרגלו רק הצגה רציפה. בקשו מעמית לתכנן מתי להכניס שאלה באמצע, בלי לגלות לכם מראש מתי או מה הוא ישאל. זו הצעה לחזרה מעשית, לא שיטה מחקרית שמבטיחה ביצועים.
אפשר לעבוד כך:
- הציגו את בקשת הפיילוט ואת הסיבה לה.
- העמית מכניס ברגע שבחר שאלה על אחריות, עומס או מידע שחסר.
- הפסיקו את ההסבר, הקשיבו וענו לאותה שאלה.
- חזרו לבקשה, גם אם בעקבות השאלה צריך לצמצם או לשנות אותה.
- בקשו מהעמית לתאר מה נענה, איזה מידע עדיין חסר ומה הוא מבין שאתם מבקשים עכשיו.
אם העמית לא הצליח לתאר את הבקשה, תרגלו שוב את המעבר לשאלה ואת המשפט שאחריה. אין צורך להתחיל את כל המצגת מחדש. אם התשובה ברורה אבל לא הקשבתם עד הסוף לפני שעניתם, תרגלו רק את העצירה.
ואם הלחץ מתחיל כבר לפני הכניסה לחדר, אפשר לעבוד גם עליו בעזרת המדריך לפחד קהל. כאן אנחנו מתרגלים את הרגע שבו ההצגה כבר התחילה ומישהו מבקש להשתתף בהחלטה.
שאלות נפוצות על פרזנטציה מול הנהלה
מתי אפשר להעביר שאלה להמשך הדיון?
כשיש בהמשך מידע שעונה עליה, אפשר להציע: "בשקף הבא מופיעה החלוקה המוצעת. מתאים שאציג אותה ואז נחזור לשאלה?" אבל אם בלי תשובה לשאלה אי אפשר להבין את ההמלצה הנוכחית, עדיף לברר אותה עכשיו. אל תשתמשו ב"אגיע לזה" כדי להתחמק ממידע שחסר.
בפיילוט שלנו, שאלה על שעות הליווי משפיעה על האפשרות להתחיל. אם דחיתם אותה, חזרו אליה לפני בקשת האישור: "הצגתי את החלוקה המוצעת. האם היא עונה לשאלה על העומס, או שהבקשה עדיין צריכה להישאר בשלב בדיקת ההיתכנות?" מעבר לשקף אינו תשובה בפני עצמו.
מה עושים כשעמית עונה במקומכם?
תנו לו לסיים אם הוא מוסיף מידע נחוץ. אחר כך חברו את המידע לבקשה: "הנתון שהוספת משנה את היקף הבדיקה. אני רוצה לוודא שהבקשה כרגע היא רק לצוות אחד". אם התשובות סותרות, ציינו שיש פער שצריך לברר.
למשל, אם העמית אומר ששעות הליווי כבר תואמו ואתם לא יודעים זאת, אפשר לומר: "יש כאן מידע חדש בשבילי. צריך לבדוק שהחלוקה אכן מוסכמת לפני שנבקש אישור להתחלה". אין צורך להיאבק על הבמה כדי להשלים משפט, ואין סיבה להציג הסכמה שעוד לא קיימת.
אם תרצו לעבוד על הצגת המלצות ועל המעבר לשיחה מול משתתפים, אפשר לברר התאמה של סדנת עמידה מול קהל ופרזנטציה לצוות שלכם. בשיחת ההתאמה תארו את סוג ההצגות שלכם ובררו מה מתאים לצורך הזה.